Still Busy

Pekerjaan yg tak kunjung selesai-selesai, untuk laporan bulanan saja masih banyak nggantung, masih ada lagi laporan pajak 2007 yang harus segera dikelarin minggu ini, juga kerjaan harian yang tak pernah habis dikarenakan kurang commitnya antar staff dan kurang support dari pimpinan. Dan memang karena manajemen yang masih kekeluargaan, masih mengandalkan sanak family agar perusahaan bisa survive.

Memang hal ini perlu, seperti yg pernah di baca di Bisnis Indonesia beberapa waktu lalu suatu perusahaan melalui beberapa tahap, yang pertama efisiensi hal ini dikarenakan memang perusahaan baru dalam proses berkembang jadi perlu banyak pengorbanan agar perusahaan maju berkembang, yang kedua adalah tahap maksimalisasi dengan segala sumber daya yang dimiliki perlu dimaksimalkan agar diperoleh hasil yang maksimal tentunya, dan tahap yang terakhir adalah optimasi, karena memang sudah maksimalnya usaha harus dioptimalkan dengan seberapa dia mempunyai sumber daya dan tentunya akan dibandingkan dengan hasil yang diperoleh (proses evaluasi dari maksimalisasi).

Karena memang belum ada sistem reward dan punishment yg jelas sehingga kerja antara satu staff dengan staff yang lain hanya sesuai dengan kesadaran dan kemampuan dari diri masing-masing. Apabila hal ini terus menerus yg terjadi adalah problem yg tiap hari ada dan perlu koordinator yang terus memantau.

Tentu saja hasil yang diperolehpun kurang maksimal dan masih banyak kekurangan. Mungkin dikarenakan sistem yang memang terus digantung kurang ada kejelasan kemana akan dibawa jalannya perusahaan dan sejauh mana commitment manajemen untuk mengajak bersama-sama karyawan untuk maju bersama dan tentu saja harus ada iming-iming agar karyawan termotivasi untuk bekerja lebih giat. Kalau istilah anak kecilnya di kasih permen kalo bisa mengerjakan sesuatu, ATAU istilah agamanya ada iming-iming pahala atau surga nantinya.

MANAJEMEN KENDALI MUTU

Jalan-jalan ke klien atau ke rekanan bisnis ternyata memunculkan ide-ide baru yang perlu untuk diterapkan di perusahaan.
Waktu urus perlengkapan pembiayaan modal kerja awalnya seperti ribet dengan menyiapkan kelengkapan dokumen dan data yang harus komplet dan tentunya membuat kita repot dibuatnya.
Yang bisa saya petik dari urusan ini adalah perlunya checklist dari kelengkapan dokumen atau berkas atau report, yang walaupun itu hanya satu lembar tetapi sangatlah penting artinya untuk mengetahui dokumen atau persyaratan mana yang belum lengkap dan harus segera dipenuhi. Sebagai contoh dari berbagai report yang dikerjakan di kantor ketika tidak ada checklist untuk persiapan report karena ada beberapa kerepotan lain atau urusan kerjaan lain, seringkali pekerjaan semula tersebut terlupa dan sampai di tahapan mana ia tertangani.
It's simple tetapi kita sering lupa .... walau perusahaan kita bukan perusahaan yang sudah menerapkan ISO atau manajemen kendali mutu tapi cobalah untuk tertib dan teratur dari awal.
Selamat mencoba dan menerapkannya ....

MIDDLE MANAGEMENT

Adalah seseorang yang berada di tengah-tengah antara top management dengan lower management atau staff, yang salah satu tugas dan kewajibannya adalah menjembatani antara kedua belah pihak tersebut. Strategic manajemen dari top yang masih dalam bahasa yang umum dan luas perlu dijabarkan dan didetailkan kepada lower agar bisa dilaksanakan secara operasional. Cara pengkomunikasian dan bahasapun diatur sesuai dengan kebutuhan kedua belah pihak tersebut agar apa yang diminta dan cara pelaksanaan suatu tujuan tersebut tercapai diakhirnya.

Dari atas dia digencet istilahnya dan dengan bawahan dia harus bisa mengatur dan output mereka merupakan salah satu indikator keberhasilan kita, kalau berhasil itu keberhasilan bersama tetapi kalau gagal itu adalah kesalahan kita. Jadi perlu trik, berbagai alternatif strategi, dan cara pengkomunikasian sebagai kuncinya.

Struktur Organisasi

Dalam ilmu manajemen ada salah satu pembahasan mengenai struktur organisasi yaitu bagan tentang posisi hirarkis dalam suatu organisasi atau perusahaan yg mempunyai makna tentang tugas dan tanggung jawab seseorang di dalamnya.

Dengan adanya struktur organisasi ini seseorang akan mengetahui dimana posisi ia berada dan jobs description dirinya dan tentu saja implikasi dari tugas2 yang diembannya dan tentunya report kerja yang dihasilkannya dan tentu saja remunerasi yang diperolehnya.

Perusahaan atau organisasi seringkali kacau karena dari awal kurang memplot mengenai hal ini asal jalan dulu saja dan apabila sudah mulai ada perkembangan perlu diterapkan dan benar-benar dilaksanakan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan kepada siapa mereka bertanggung jawab. Ataupun yg terjadi sudah ada struktur organisasi tetapi dalam pelaksanaannya individu-individu tersebut tidak menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya hal ini dikarenakan ketidaktahuan dalam memahami arti suatu struktur ataupun karena kurang tegasnya manajemen / pimpinan dalam memfollow up perkembangan anak buah dibawahnya karena cenderung one man one show, tidak ada pelaksanaan fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, controlling.

RIGHT MAN RIGHT PLACE

Obrolan dengan temen minggu ini berkesimpulan bahwa tiap-tiap orang memiliki keahlian yang berbeda-beda, tiap kepala memiliki isi sendiri-sendiri.

First story, this week pas balik dari Solo ke Jakarta sama temen maen n temen pengajian waktu SD ada story mengenai anak-anak yang memang independent tidak ingin bergantung pada suatu sistem yang seringkali membatasi kebebasan bergerak, berpikir dirinya. Dulu sayapun pernah ikut dalam komunitas ini yang memang isinya anak-anak yang punya konsep-konsep bagus tentang hidup, tentang pekerjaan tetapi ketika diaplikasikan ke lapangan konsep-konsep ini tidak berjalan, satu jalan ke sana satu jalan ke sini, potensi kecerdasan ada, keberanian untuk berbeda dan mengeluarkan ide juga ada, pendanapun siap, lokasi strategis pun juga ada, ketika diikuti ada tarikan yang mengajak ke LSM, ada juga ke bisnis olah data dan thesis, ada lagi yang bisnis jahe, tetapi mereka tidak bisa disatukan ke dalam satu komunitas dan ingin menonjolkan ide-ide mereka agar diterima dan akhirnya komunitas ini buyar pergi satu per satu. Secara materi memang ukurannya belum ada kemapanan tetapi secara kepuasan diri mereka bisa menikmati hidup ini. Sayapun ketika itu memutuskan untuk berdiri sendiri karena dapat advice dari beberapa senior yg pernah menjalani anda sebaiknya jalan sendiri saja dengan konsep yang anda miliki, dan usaha yang dijalankanpun sukses atau tidaknya tergantung tekad dan usaha kita sendiri, ketika bisnis dijalankan dengan beberapa temen seperjuangan ketika ada konflik yang terjadi adalah perpecahan dan retaknya persahabatan. Ini pernah juga dialami beberapa temen dulu di kampus yang membuka usaha bersama dengan ingin menjalankan konsep yang telah diperoleh di kampus, tetapi ketika dilapangan di jalankan antar sesama teman saling iri, ada yang ingin lebih didengar, ada yang cuma perintah, dan akhirnya juga bubar jalan.

Kemudian cerita kedua temen anak desain yg memulai usaha dengan rekan-rekan kampus yang memang terdiri dari anak-anak yang kreatif dan punya konsep. Usaha sudah dilakukan sekian tahun dan beberapa prestasi telah diraih dengan mendapat order yang lumayan. Tetapi namanya juga manusia ketika ada godaan materi yang mulai lancar, segepok uang ditangan, godaan sana-sini, akhirnya amanahpun terhadap teman seperjuangan diterjang dan mengakibatkan secara manajemen telah terjadi penyelewengan. Memang bisnis dengan rekan seperjuangan didasarkan pada kepercayaan satu dengan yang lain, tetapi ya namanya sifat manusia yang banyak salah, alpa dan setanpun setiap saat dan dimanapun tempat membisik ke sana kemari dan akhirnya ketahuan dan lari dari rekan-rekannya dengan meninggalkan segudang permasalahan yang ada. Nama dan citra usaha di luar memang harum, tetapi manajemen intern ternyata sangat lemah dan perlu perbaikan sana sini. Kayaknya perlu dokter yang menyuntikkan semangat dan memberikan obat agar permasalahan yang ada minimal terkurangi.

Orang teknik, seni, kesehatan boleh jadi bisa ahli dalam bidang meraka dan gampang pula untuk mempelajari bidang manajemen yang memang dari definisinya saja adalah suatu seni untuk mengatur tetapi konsep-konsep tersebut harus diaplikasikan dalam tataran lapangan kurang pas dalam ngejudgenya.

Untuk urusan manajemen ada banyak sisi yang diperhatikan dari segi produksi , dalam hal sumber daya manusia, segi keuangan, dan akhirnya yang tak kalah penting adalah sisi pemasaran.

Semua itu perlu diperhatikan dengan melihat situasi dan kondisi yang ada mana segi yang bisa dijalankan dan diutamakan lebih dahulu. Seringkali karena kurang memahami terjadi mis skala prioritas yang seharusnya bisa berjalan akhirnya semua proses kegiatan yang ada di dalam perusahaan terganggu.

Beberapa kendala yang dialami oleh UKM-UKM kita, ketika kita sudah bisa dan siap produksi, kita gak bisa memasarkan, atau tidak punya modal untuk menjalankan. Ketika banyak order, dana yang dibutuhkan tidak ada, dan SDM belum siap. Untuk itu diperlukan sharing dengan konsultan kalau perlu, atau kalau belum mampu dengan rekan-rekan kita yang mungkin memiliki keahlian yang kita inginkan.
Tapi ada suatu penyakit yg mungkin menjadi sifat2 kita yaitu orang-orang yg memiliki andil dan berperan ini ketika usaha sudah berjalan maju dan mapan ditinggalkan dan tidak dipakai dengan alasan biaya atau alasan yang kurang rasional istilahe "nyepet-nyepeti moto" . Banyak sudah kejadian kacang lupa sama kulitnya, berhasil untuk dirinya sendiri, dan kurang berbagi dengan rekan-rekan seperjuangan.


GO FOR UKM

FUNGSI2 MANAJEMEN

Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing) mengatur sumber daya yang ada apakah potensi yang kita miliki dan lingkungan dapat digunakan untuk mencapai tujuan.
Implementasi / pelaksanaan (Actuating) tahap ini adalah aksi dari rencana-rencana yang telah kita buat dengan menggunakan sumber yang kita miliki untuk pencapaian tujuan yang ingin dicapai.
dan akhirnya evaluasi (Evaluating) apa yang sudah kita lakukan dengan hasil yang didapat susah sesuai dengan perencanaan yang telah kita buat sebelumnya, dicari apa penyebabnya apabila ada pencapaian target dan kekurangannya.

Tahap2 manajemen ini bisa di lakukan di semua lini boleh untuk perusahaan, organisasi, masjid kita, sekolah kita, keluarga kita atau bagi individu karena langkah-langkah tersebut suatu langkah yang sistematis yang kalo dilaksanakan bisa lebih sistematis untuk mencapai suatu tujuan yang hendak kita capai.

Seringkali kita melakukan sesuatu asal-asalan, cenderung kacau, amburadul, tanpa terdokumentasi, tanpa evaluasi apa yang telah kita lakukan.
Trial and error memang tidak apa-apa tetapi juga harus dievaluasi mana yang sudah dicapai mana yang belum dan perlu dicarikan solusi, jalan keluar agar semua teratasi dan tercapai.
Selamat mencoba fungsi-fungsi manajemen ini setiap lini kehidupan.

SWOT

KOMITMEN

Untuk mau maju dan berubah seseorang harus mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Komitmen saja juga kurang masih perlu lagi langkah-langkah yang nyata dalam rangka mewujudkan 7an, dan tentu saja doa yang kenceng juga.

Kalau kita lihat dalam keseharian kita bisa dilihat mana seseorang yang mempunyai komitmen yang kuat dan mau berubah dari kondisi yang ada dengan bersungguh-sungguh dalam segala hal. Walaupun semua itu banyak kendala, rintangan dari lingkungan intern atau ekstern yang mau menghadang 7an kita. Untuk itu diperlukan langkah-langkah strategis dalam mencapai 7an ini, kalau di manajemen stategis dinamakan analisa SWOT.
Strenght dan Weakness berada dalam control kita apakah kita mau menggunakan kekuatan kita semaksimal mungkin dengan mengabaikan / meminimalisir kelemahan –kelamahan kita.
Yang kedua Opportunity dan Threatness yang datangnya berasal dari luar control diri kita. Setiap kesempatan yang ada baik yang kita cari atau ditawarkan kepada kita tergantung dari diri kita sendiri apakah mau mengambil kesempatan ini sambil belajar untuk memanfaatkannya demi 7an yang ingin diraih ataukah kita mau menghindari dan meninggalkan kesempatan dengan alas an ketidakmampuan kita. Kalau memang ada kesempatan mengapa tidak kita ambil sebatas tidak merugikan diri kita dan orang di sekitar kita. Tetapi seringkali yang terjadi karena ketakutan-ketakutan, kekhawatiran yang berasal dari diri kita sendiri menyebabkan kesempatan itu hilang begitu saja di depan mata kita tanpa pernah kita mau mencobanya.
Sedangkan hambatan-hambatan dari luar harus diterjang, diabaikan, dilawan kalau bisa dimanfaatkan agar bisa membantu tujuan kita.

Kunci sebenarnya TENTANG diri kita adalah kemengertian terhadap diri sendiri, atau istilah agamanya perang yang paling berat adalah hawa nafsu diri sendiri.
KALAU SESEORANG TELAH MENGERTI DIRINYA SENDIRI INSYAALLAH DALAM SEGALA KONDISI DAN KEADAAN DIA MAMPU BERTAHAN DAN MENDAPATKAN JALAN KELUAR.